Es probable que, por diferentes motivos, estés pensando en encargar esa tarea que te preocupa, o con la que tu proyecto se atasca desde hace meses a personal externo. Mi tentación, como creador de contenido freelance, es animarte a que lo hagas desde ya mismo. Y que me contrates para llevar a cabo el trabajo, por supuesto. Pero para ser honestos es conveniente que sepas cuándo y cómo hay que tomar esa decisión. Y qué cosas es aconsejable hacer, además de cuáles evitar.

Analiza la situación al completo, no sólo el presupuesto

Antes de externalizar un trabajo o tarea debes tratar de ver la imagen completa de la situación en la que te encuentras, sin permitir que un problema o urgencia nuble tu juicio. Hay una serie de preguntas que deberías tratar de responder:

1. ¿Cuento ya con conocimientos y/o habilidades?

La respuesta a esta pregunta es de las más importantes, probablemente. Si tú mismo o alguien de tu personal cuenta con habilidades y conocimientos suficientes para el trabajo, entonces no deberías plantearte sumar costes con una contratación externa.

Pero este escenario tiene un doble filo peligroso: es MUY probable que, efectivamente, cuentes con un activo semejante. Pero también es casi seguro que los resultados sean válidos tan sólo «para salir del paso» y en absoluto cuenten con los criterios de calidad y profesionalidad que necesitas.

Si cuentas en tu personal con un excelente programador de código al que «le gusta escribir en sus ratos libres» podrías pedirle que redacte unas cuantas entradas para tu blog, pero a la larga saldrá mal. Lo que te ahorras en la externalización lo terminarás pagando de alguna otra forma.

2. ¿Soluciona un problema puntual o a largo plazo?

Se trata de una cuestión de cierta importancia. ¿Necesitas a un freelance para un período de tiempo determinado? ¿Para una campaña puntual? ¿Sabes que necesitas ayuda, pero no durante cuánto tiempo?

En aquellos casos en los que el contratado externo acude a «apagar un fuego» el asunto no tiene demasiada ciencia: le explicas la situación y lo que necesitas, llegáis a un acuerdo de precio y plazos y asunto concluido.

Si su trabajo va a implicar una interacción continuada en el tiempo, o su intervención en un proyecto a largo plazo, la relación con el freelance debe modificarse notablemente, como ahora veremos.

Un freelance mira una pizarra llena de recortes y notas, de espaldas al espectador

3. ¿Debo formar al freelance?

Esta pregunta suele pasar desapercibida, pero tener claro este aspecto elimina muchos escollos posteriores. Normalmente, los freelance suelen ser bastante versátiles y se adaptan con facilidad a las necesidades de los clientes.

En algunos casos, incluso, están tan especializados que prácticamente no tendrás que explicarles nada. Pero este último caso no suele abundar. Sobre todo si tu sector de negocio o actividad no es mainstream, o tus estrategias y necesidades son muy específicas.

Es muy probable que tengas que dedicar tiempo y esfuerzo a «formar» al freelance sobre tu empresa, tu actividad, lo que quieres y cómo lo quieres. O, al menos, a orientarle para que pueda investigar por su cuenta sobre ello de manera efectiva. Cuanto más cuides esta parcela en particular mejores resultados obtendrás.

4. ¿Puedo permitírmelo?

Efectivamente, hay que analizar el precio que la contratación de un freelance nos va a suponer. Cuanto más especializado sea el contenido, o más experimentado y solvente resulte el perfil del profesional, más cotizado resultará su trabajo.

Para no descuadrar tu balance financiero es conveniente que estudies con calma y en profundidad el mercado de los creadores de contenido, evalúes los rangos de precios y te hagas una idea aproximada del dinero que se mueve. No se trata únicamente de «pedir unos cuántos presupuestos», sino de pedirlos en un micro sector que ya conoces, mínimamente. Al menos para evitar que te timen.

Un grupo de freelance reunidos en un entorno informal de trabajo (vista parcial, sin rostros)

Busca el freelance adecuado

Esta tarea es quizás la más compleja. Porque, por muy versátil que sea el creador de contenido o el freelance que quieras contratar — diseñador, escritor, programador, fotógrafo, etc. — ninguno de ellos podrá meterse exactamente en tu cabeza, hablar como tú harías, pensar como lo haces tú, o trasladar al «mundo real» ese concepto o idea en concreto que tienes en mente.

En ocasiones, lo que tú crees que es apropiado o genial es en realidad una mala idea. Puedes encontrarte con alguien que, mientras pagues, hará todo lo que le pidas. Por muy desastroso que sea para tu proyecto a largo plazo. También darás con gente que te ofrecerá «resultados» a unos precios muy bajos, pero también con una calidad mínima, errores, plazos incumplidos, etc.

Lo ideal es que encuentres a alguien cuyo «tono» o estilo esté mínimamente alineado con lo que necesitas. Si no lo está, que pueda dedicar tiempo y esfuerzo a entender lo que haces y lo que quieres y, además, que cuente con una trayectoria sólida, con trabajos anteriores que puedas contrastar.

El freelance no es de usar y tirar. O no siempre

Lo mejor para tu cartera es que recurras a un freelance de forma puntual y únicamente cuando no puedas afrontar la tarea de manera interna. Pero esto no siempre es posible.

En la mayor parte de las ocasiones, sobre todo si quieres desarrollar una estrategia de inbound marketing, necesitarás recurrir al freelance de manera recurrente. En estos casos el freelance debe formar parte integral de todo el proceso de trabajo, como si se tratara de un engranaje más de tu equipo. Debe conocer desde el inicio qué estrategia se va a desarrollar, participar en las decisiones ejecutivas que le atañen y, si es posible, aportar y escuchar ideas de otros.

Un determinado contenido — sea el que sea — tiene que tener un sentido estratégico. Y el responsable de ese contenido debe sumergirse en el proyecto lo máximo posible. No puedes pretender que su trabajo sea excelente, si ha vivido de espaldas a tu estrategia la mayor parte del tiempo.

Contar con el freelance en las lluvias de ideas, la definición de las líneas de marketing, la elaboración del briefing o el planteamiento de los calendarios de trabajo y objetivos es siempre una buena idea. Siempre que el freelance esté dispuesto también a hacerlo y puedas pagar por ese tiempo. No olvides esto último, también su tiempo vale dinero.

Señalización de un cruce de caminos (en inglés)

Entonces ¿Qué debo hacer?

Básicamente, para obtener buenos resultados analiza:

  • Si puedes hacer el trabajo por ti mismo con los mínimos de calidad que necesitas y si tienes tiempo para ello
  • Estudia el mercado y valora trabajos y solvencia del freelance al que le tengas echado el ojo, además de su precio
  • Valora «empotrar» al freelance en tu proceso de trabajo desde etapas tempranas, para que entienda cuáles son tus objetivos y hacia dónde te diriges.
  • Evita profesionales «de todo a 100». Si hay una situación donde lo barato sale caro es esta.
  • Establece una relación de diálogo, transparencia y comunicación fluida con el freelance. Un creador de contenido se dedica a una parcela específica, no a la adivinación